Una agenda es un registro de citas, compromisos y tareas que una persona tiene por realizar. Puede ser física o digital, y puede tener diferentes formatos.

Las agendas son útiles para muchas personas, ya que les ayuda a organizarse y a ser más productivas. Resultan sumamente útiles para:

• Recordar citas y compromisos.
• Seguir el progreso de las tareas.
• Planear proyectos.
• Gestionar el tiempo.

Sin embargo, a algunas personas les cuesta llevar una agenda. Esto puede deberse a varias razones:

• Falta de hábito: Llevar una agenda requiere de un esfuerzo y de un hábito que no todo el mundo tiene en su día a día.
• Dificultad de organización: Algunas personas encuentran difícil organizar su tiempo y sus tareas de forma efectiva.
• Falta de motivación: En general, no visualizan el beneficio de llevar una agenda y, por lo tanto, no se motivan a hacerlo.

¿Por qué llevar una agenda en la empresa?
 

Llevar una agenda es importante para cualquier empresa, ya que ayuda a organizarse y a ser más productivos tanto individualmente como en conjunto. El objetivo de una agenda bien organizada puede solucionar cuestiones como:

• Favorecer la comunicación: La agenda puede servir como un punto de referencia común para todos los miembros del equipo, lo que facilita la comunicación y la coordinación.
• Reducir el estrés: Favorece a que los empleados se sientan más organizados y menos estresados, ya que pueden ver lo que tienen que hacer y cuándo tienen que hacerlo con plazos definidos.
• Mejorar la productividad: Posibilita priorizar sus tareas y a centrarse en las más importantes.
• Ahorrar tiempo: Beneficia a los empleados para evitar perder tiempo por olvidar citas o tareas importantes.

Una de las cosas por las cuales una empresa logra ser exitosa es que logra aprovechar más el tiempo en cosas que sumen valor en el menor tiempo posible. En concreto, una agenda puede impulsar a las empresas de las siguientes maneras:

• Mejorar la gestión del tiempo: La agenda puede ayudar a los empleados a gestionar su tiempo de forma más eficiente, lo que puede conducir a una mayor productividad.
• Facilitar la planificación: Permite planificar proyectos y eventos con mayor antelación, lo que puede evitar retrasos y problemas.
• Simplificar la comunicación interna: Hace eficiente la comunicación, ya que todos los empleados pueden ver lo que están haciendo los demás.
• Facilitar la colaboración: Colaboración de forma más efectiva, ya que todos los empleados pueden ver las tareas y los proyectos en los que están trabajando los demás.

Qué agenda usar y cuál se adapta mejor a el tipo de empresa
 

Existen diferentes tipos de agendas que pueden adaptarse a las necesidades de cualquier empresa. Algunas empresas pueden optar por utilizar una agenda física (papel), que son empresas más tradicionales, mientras que otras pueden preferir una agenda digital (aplicaciones).

Si estás buscando una manera de mejorar la organización y la productividad de tu empresa, te recomendamos que consideres la posibilidad de llevar una agenda digital, ya que esta puedes llevarla y sincronizarla en todos los dispositivos que desees.

Te recomendamos que empieces con pequeños pasos. Por ejemplo, puedes empezar por anotar solo las citas importantes y, poco a poco, ir añadiendo más información como tareas, entregas, proyectos. Aquí tienes algunos consejos para llevar una agenda:

• Elige una agenda que se adapte a tus necesidades. Hay agendas de diferentes tamaños, formatos y características físicas.
• Establece un horario fijo para revisar tu agenda. Puedes revisar al principio o al final del día, o en ambos momentos.
• Sé realista con tu agenda. No intentes abarcar demasiado en una sola persona y organiza los eventos y tareas entre varias personas. Esto se facilita con una agenda digital.
• Actualiza tu agenda regularmente. Añade o modifica la información según sea necesario, esto lo podrás hacer más fácil con Google Calendar, una herramienta que puede ser la agenda digital de todo tu equipo.

Ventajas de usar Google Calendar como la agenda digital de tu empresa
 

• Accesibilidad: Google Calendar está disponible en cualquier dispositivo con conexión a internet, por lo que puedes acceder a tu agenda desde cualquier lugar.
• Sincronización: Se actualiza automáticamente con otros dispositivos, por lo que siempre tendrás tu agenda al momento.
• Compartición: Puedes compartir tu agenda con tus colaboradores, lo que facilita la colaboración y la planificación de proyectos sin tantos rodeos.
• Personalización: Puedes configurar varias opciones para que se adapte a tus necesidades.

Cómo usar Google Calendar para llevar tu agenda
 

Para empezar a usar Google Calendar, debes tener una cuenta de Google y abrir la aplicación. A continuación, puedes empezar a crear eventos y tareas.

Los eventos son citas y reuniones que tienes programadas. Puedes crear eventos recurrentes, como reuniones semanales o citas mensuales. También puedes añadir detalles a tus eventos, como la ubicación, la hora de inicio y finalización, y los asistentes.

Las tareas son cosas que tienes que hacer. Puedes crear tareas pendientes, tareas completas y tareas en curso. También puedes añadir detalles a tus tareas, como la fecha de vencimiento, la prioridad y el estado.

Cómo usar Google Calendar para llevar la agenda de tus colaboradores
 

Para compartir tu agenda con tus colaboradores, abre la aplicación y haz clic en "Compartir". A continuación, introduce las direcciones de correo electrónico de los colaboradores y selecciona los permisos que quieres otorgarles.

Tus colaboradores podrán ver tu agenda, pero solo podrán editarla si les das permiso.

Consejos para usar Google Calendar
 

• Utiliza etiquetas para organizar tu agenda. Las etiquetas te ayudan a encontrar rápidamente los eventos y tareas que necesitas.
• Crea recordatorios para no olvidar tus citas y eventos importantes.
• Aplica las notificaciones para saber cuándo se acerca una cita o evento y lo tengas más presente.

Google Calendar es una herramienta muy útil para llevar tu agenda y la de tus colaboradores. Si estás buscando una manera de organizarte mejor y ser más productivo, te recomendamos que pruebes Google Calendar esto lo podras aprende en nuestro taller Colaboración digital con Google Workspace