Desde hace muchos años, la mayoría de las empresas han establecido una determinada forma de trabajo que somete a sus colaboradores a rutinas arraigadas, perspectivas fijas y hábitos laborales caducos y perjudiciales que casi siempre tardan años en cambiarse o abandonarse.

En 2020, y a raíz de la pandemia por el COVID-19 que asola el mundo, la forma en que estas rutinas y hábitos nos perjudican se ha hecho evidente, brindándonos una oportunidad de cambiar y de poner a prueba formas de trabajo diferentes que pueden ser más beneficiosas para las empresas y sus colaboradores.

El trabajo a distancia y el ahorro

Ahora que muchas empresas han tenido que acoplarse al trabajo a distancia mediante reuniones virtuales, ha quedado en evidencia que no siempre resulta indispensable que las personas estén presentes en una oficina para realizar sus respectivas actividades. Las famosas reuniones eternas que daban lugar a tiempo muerto pueden terminarse y convertirse en reuniones a distancia mejor planificadas que impliquen un ahorro de gastos, energía y tiempo para gerentes y colaboradores. 

Por supuesto que implementar una estrategia de trabajo en casa o home-office puede resultar complicado, sobre todo porque no siempre existen las condiciones para armonizar el trabajo con la vida doméstica. Con todo, este es un excelente momento para hacer un esfuerzo y acabar con esa manía perjudicial de querer a todos en un horario y espacio determinado, cuando esto no necesariamente se refleja en tiempo productivo.

La gestión documental (on-line)

Uno de los grandes problemas de cualquier empresa es la gestión documental. Decenas de papeles y documentos circulan diariamente en las oficinas, en ocasiones, haciendo necesaria un área de archivo –grande o pequeño– que consume recursos y espacio.

En años recientes la posibilidad de compartir documentos por medio del correo electrónico y otros soportes ha disminuido la horrible acumulación de papeles, pero esta no ha desaparecido del todo. El hábito de querer todo en un soporte físico se mantiene con su respectivo problema de organización. ¿Se puede trabajar de otro modo?

La pandemia ha demostrado que sí. Ahora que el trabajo en las oficinas se ha reducido considerablemente, la única forma de compartir documentos es por medios digitales. Este cambio ha puesto en evidencia que no hay necesidad de mantener un cuerpo de documentos impresos para sobrellevar el trabajo. 

La clave está en acercarse a las herramientas de colaboración digital  que existen en el mercado y específicamente las que ofrecen espacio en la llamada “nube”, lugar en donde puedes respaldar toda tu información, organizarla más fácilmente y tenerla a disposición de tu equipo de trabajo.

Igual que el home-office, el uso de la nube puede ser un paso complejo para muchas empresas. Pero este sería el mejor momento para darlo, reorganizar todo, reducir costos en los rubros de oficina y acabar con uno de los hábitos más perjudiciales que se conservan.

Capacitación en las (no tan) nuevas tecnologías

Si las empresas están apegadas a ciertas fórmulas es porque estas funcionan. Después de la pandemia algunas de estas fórmulas seguirán siendo funcionales, pero otras no, lo cual significa que la supervivencia de las empresas dependerá de su capacidad de adaptarse a todos los cambios suscitados durante este año.  

Muchas voces han llamado la atención sobre esta situación y señalan que la crisis causada por el COVID-19 representa el momento ideal para eliminar hábitos caducos y cambiar las viejas formas de trabajo e invertir en la capacitación de sus colaboradores para introducirlos en el uso de las herramientas del mundo digital y las estrategias de ecommerce.

El Banco Interamericano de Desarrollo llama a apostar por las dinámicas de cash for training, es decir, en pagar para que las personas se entrenen en nuevas habilidades, pues la forma de trabajar de sus empleos pronto se volverá obsoleta y desaparecerá tal como la conocen.
 

En circunstancias normales todos estos cambios habrían sido vistos con extrañeza y se enfrentarían con mucha resistencia. La llegada del COVID-19 rompió con todo esto. Ahora estos cambios se ven necesarios y representan la destrucción de viejos hábitos de trabajo que, lejos de conservar su utilidad, se volverán nocivos, perjudiciales o mortales para muchas empresas.